Rejestry Ewidencje i Archiwa

REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA:

I.KTÓRYCH DANE MOGĄ ZOSTAĆ UDOSTĘPNIONE NA PODSTAWIE DOSTĘPU DO INFORMACJI PUBLICZNEJ:

1. Ewidencja gruntów budynków (kopie baz danych).
2. Zbiory danych prowadzone w zakresie zgłaszania i przejmowania do zasobu prac geodezyjnych oraz uzgodnienia usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.
3. Rejestr osób, których dotyczą wydane decyzje o zmianie, ustaleniu brzmienia i pisowni nazwisk.
4. Ewidencja orzeczeń Powiatowej Komisji Lekarskiej w Kielcach dotycząca określenia stopnia zdolności poborowych do czynnej służby wojskowej.
5. Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności.
6. Opłaty z tytułu użytkowania wieczystego.
7. Ewidencja osób posiadających uprawnienia do szkolenia i kierowania pojazdami.
8. Ewidencja pojazdów.
9. Rejestr uprawnień budowlanych.
10. Ewidencja pozwoleń na użytkowanie obiektów budowlanych.
11. Zezwolenia na przewóz osób.
12. Ewidencja osób korzystających ze środków Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych.
13. Rejestracja sprzętu pływającego do amatorskiego połowu ryb.
14. Ewidencja kart wędkarskich.
15. Rejestr dzienników budowy na wznawiane roboty budowlane.
16. Rejestr skarg i wniosków.
17. Ewidencja osób ubiegających się o miejsce w domu pomocy społecznej.
18. Ewidencja osób korzystających ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
19. Ewidencja Uczniowskich Klubów Sportowych.

Udostępnianie danych z tych zbiorów odbywa się na podstawie:

• Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1429 z późn. zm.),

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.),

• Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

II. CENTRALNE REJESTRY KANCELARYJNE:

1. Rejestr uchwał organów samorządu powiatowego (Rady Powiatu, Zarządu Powiatu).
2. Rejestr skarg i wniosków.
3. Rejestr aktów wewnętrznych.
4. Rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

 III. INNE REJESTRY

1. Rejestr interpelacji i wniosków radnych.
2. Rejestr umów i porozumień.
3. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
4. Rejestr wzorów druków.         
5. Rejestr - „Książka Kontroli”

Udostępnianie zasobów archiwalnych odbywa się na podstawie przepisów dotyczących prowadzenia Archiwów oraz instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.

Dostęp do wszelkich informacji publicznych powiatu, odbywa się na podstawie „Jawności Działania”(Statut Powiatu Kieleckiego, Rozdział II). Prowadzenie i wydawanie zbiorów odbywa się w Starostwie, od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania.

Sposób udostępniania informacji o działalności organów powiatu określa Statut Powiatu w rozdziale II:

IV. Jawność działania organów powiatu.

Rozdział II

Jawność działania organów powiatu

     §17

1. Działalność organów powiatu jest jawna, co oznacza prawo mieszkańców do:

a)    uzyskiwania informacji,

b)   wstępu na sesje rady,

c)    wstępu na posiedzenia komisji rady,

d)   dostępu do dokumentów dotyczących wykonywania zadań publicznych zwanych w statucie „dokumentami publicznymi”.

1. Uprawnionym do dostępu do dokumentów publicznych i korzystania z nich jest każdy zainteresowany, bez potrzeby wykazywania interesu faktycznego lub prawnego.
2. Dysponentami dokumentów publicznych są w zakresie działalności:

a)    rady powiatu - przewodniczący rady,

b)   zarządu powiatu - starosta,

c)    powiatowych jednostek organizacyjnych - kierownicy tych jednostek,

d)   powiatowych służb, inspekcji i straży - kierownicy  tych służb, inspekcji i straży.

Dysponent dokumentów publicznych jest zobowiązany do podjęcia niezbędnych działań, celem zapewnienia dysponowania dokumentami publicznymi w formie i postaci nadającej się do udostępniania.

1. Udostępnianiu podlegają dokumenty o charakterze urzędowym sporządzone w przepisanej formie przez:

a)    organy powiatu, związane z wykonywaniem zadań publicznych,

b)   organy nadzoru i kontroli nad powiatem, związane z wykonywaniem zadań publicznych.

1. Udostępnianiu podlegają w szczególności:

a)    uchwały rady i zarządu,

b)   wnioski i opinie komisji rady,

c)    interpelacje i wnioski radnych,

d)   petycje rozpatrywane przez radę,

e)    protokoły z posiedzeń rady, zarządu i komisji rady,

f)    protokoły z kontroli zewnętrznych,

g)   akty nadzoru.

1. Dokumenty publiczne są jawne z wyłączeniem tych, co do których wyłączenie jawności wynika z ustawy.
2. Dostęp do dokumentów w sprawach dotyczących interesu strony w postępowaniu administracyjnym regulują właściwe przepisy.
3. Udostępnianie dokumentów publicznych obejmuje prawo do:

a)    bezpłatnego uzyskania informacji o dokumentach,

b)   wglądu do dokumentów.

1. Informacji o dokumentach publicznych udziela pracownik wskazany przez dysponenta dokumentu.

Udzielając informacji pracownik wskazuje uprawnionemu formę w jakiej dany dokument jest udostępniany.

1. Dostęp do dokumentów publicznych jest realizowany w formie:

a)    powszechnej publikacji,

b)   sukcesywnego udostępniania dokumentów do wglądu powszechnego,

c)    bezpośredniego udostępnienia dokumentu uprawnionemu na jego wniosek.

1. Powszechnej publikacji dokonuje się w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego. Zasady i tryb ogłaszania dokumentów w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego określają właściwe przepisy.
2. Sukcesywne udostępnianie do wglądu powszechnego dokumentów publicznych następuje w drodze wykładania lub wywieszania dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych oraz poprzez zainstalowanie urządzeń umożliwiających zapoznanie się z dokumentami, codziennie w godzinach pracy dysponenta dokumentów, w pomieszczeniach do tego przeznaczonych.
3. Sukcesywnemu udostępnianiu podlegają następujące dokumenty:

a)    uchwały rady,

b)   uchwały zarządu,

c)    protokoły z sesji,

d)   protokoły z posiedzeń komisji.

1. Dysponent może ustalić rodzaj dokumentów, do których wgląd odbywa się w obecności wyznaczonego pracownika. Uprawniony ma prawo do sporządzania notatek i odpisów.
2. Informacja publiczna udostępniana jest w formie ustnej lub pisemnej/elektronicznej. Udostępnianie informacji na pisemny wniosek następuje w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie 14 dni wówczas należy powiadomić wnioskodawcę o braku możliwości udostępnienia informacji w terminie 14 dni oraz o terminie jej udostępnienia, który nie może przekraczać 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli informacja nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonej we wniosku, udzielający informacji powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może zostać udostępniona. Jeżeli w terminie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanej w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się w drodze decyzji administracyjnej.

1. Odmowa udostępnienia informacji publicznej następuje w sytuacji, gdy żądana informacja objęta jest przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. Ograniczenia dostępu stosuje się również ze względu na przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Odmowa udostępnienia informacji następuje w formie decyzji administracyjnej.
2. W przypadku, gdy nie jest niezbędne udostępnienie całego dokumentu, upoważniony przez dysponenta pracownik sporządza wyciąg z dokumentu, który podlega uwierzytelnieniu.