Sygnaliści - zgłoszenia zewnętrzne

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

KANAŁ ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

zgloszeniezewnetrzne@powiat.kielce.pl

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW

ZGODNIE Z ART. 48 USTAWY Z DNIA 14 CZERWCA 2024 R. O OCHRONIE SYGNALISTÓW
(Dz. U. z 2024r.,  poz. 928)

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

1. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane poprzez przekazanie zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa:

• pocztą na adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Kielcach,
  Wrzosowa 44, 25-211 Kielce z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać”;
• elektronicznie poprzez e-mail na adres: .

2. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

Anonimowe informacje, które zostały przekazane w trybie procedury zgłoszeń zewnętrznych nie będą rozpatrywane.

Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa stanowi załącznik nr 1 do Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych przez Zarząd powiatu kieleckiego .

1. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
2. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
3. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy
o ochronie sygnalistów).

Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które
w rzeczywistości nie miało miejsca. (Art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów: „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”).

• Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego oraz termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji:

1. W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. Organ nie przekaże informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
2. W ramach obowiązującej Procedury przeprowadzona zostanie wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
3. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu - podanie ich jest dobrowolne.
4. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Przekazaniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe.
6. Organ poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego.
7. Organ - jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
8. Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym
   6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
9. Organ poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
10. Organ poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku podjętych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.
11. Organ dokłada wszelkich starań celem zachowania ochrony prawnej sygnalisty i zapewnienia  poufności. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

• ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
• udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
• zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
• ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna
i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego.

4. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy
   o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania
   i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119
   z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
   i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).
5. Postępowanie wyjaśniające i działania następcze
6. Postępowanie wyjaśniające obejmuje ustalenie stanu faktycznego w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę oraz zgromadzenie i utrwalenie dowodów na potwierdzenie dokonanych ustaleń.
7. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, podjęte zostaną dalsze kroki w celu ustalenia przyczyn, które doprowadziły do naruszenia prawa i naprawienia naruszenia prawa.
8. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
9. Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych.

1. Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. W przypadku stwierdzenia albo podejrzenia działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podmiot publiczny przyjmujący zgłoszenie zobowiązany jest do podjęcia środków zaradczych, które zmierzają do uniemożliwienia działania odwetowego lub usunięcia jego skutków.
3. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo
   do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie
   w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych
   w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa,
w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić
o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

• Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego
  w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

1. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również Rzecznikowi Praw Obywatelskich,
   a w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Zgłoszeń zewnętrznych nie należy kierować na ogólnodostępne kanały kontaktu z Biurem Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich można dokonać:  

• poprzez dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
• podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie) -
  Centrali: (22) 55 17 700,
• pocztą tradycyjną: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
• dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.